📋 Handleiding Kassasysteem

Deze handleiding beschrijft alle functies van het kassasysteem. Het systeem draait lokaal op een server in het netwerk en is bereikbaar via de browser op elk apparaat dat op hetzelfde netwerk is aangesloten.

1 Aan de slag

Schermoverzicht

Het kassascherm is verdeeld in drie kolommen:

PIN en toegang

Bij het openen van de configuratie wordt om een PIN gevraagd. Deze is instelbaar via Configuratie → 🔑 PIN wijzigen. De kassa zelf heeft geen PIN — die is direct beschikbaar.

2 De kassa

Rekening openen

Elke tafel heeft een vaste rekening. Klik op een tafel in de linkerkolom om die te selecteren. De geselecteerde tafel kleurt groen. Het winkelmandje rechts toont de items van die tafel.

Producten toevoegen

Klik op een productkaart in het midden om het toe te voegen aan de actieve rekening. Het product verschijnt in het winkelmandje rechts.

• Klik meerdere keren op hetzelfde product om het aantal te verhogen
• In het winkelmandje kun je het aantal aanpassen met de − en + knoppen
• Producten zijn gesorteerd op verkoopfrequentie — meest verkochte producten staan bovenaan
• Gebruik de categorie-tabbladen bovenaan om te filteren

Bon bewerken

Via de ✏️ knop naast de afrekenknop kun je de actieve rekening direct bewerken zonder af te rekenen. Dit is handig voor maatwerk of afwijkende prijsafspraken.

Korting geven

De kortingsfunctie is beschikbaar als die is ingeschakeld via de functies-instellingen.

• 1Klik op Afrekenen
• 2Klik op de 🏷️ Korting knop
• 3Voer het kortingsbedrag in (in euro's) en een reden
• 4Het nieuwe totaal wordt direct getoond

Afrekenen

Klik op ✅ Afrekenen rechtsonder. Het afrekenvenster opent aan de rechterkant.

Beschikbare betaalmethoden

Stappen bij afrekenen

• 1Klik Afrekenen
• 2Selecteer een medewerker (of wordt automatisch ingevuld bij één medewerker)
• 3Kies een betaalmethode
• 4Klik ✅ Bon afsluiten
• 5Optioneel: print de bon via 🖨️ Print bon

Gesplitst afrekenen

Bij een gezelschap dat apart wil betalen gebruik je de splitsfunctie. Elke persoon kiest zijn eigen betaalmethode, inclusief Mollie PIN.

• 1Klik Afrekenen
• 2Zet de toggle Rekening splitsen aan
• 3Stel het aantal personen in met − en +
• 4Klik ✂️ Start gesplitst betalen (Nx)
• 5Per persoon: kies betaalmethode en bevestig. Bij Mollie: kies terminal en wacht op bevestiging.
• 6Na alle betalingen: 🎉 overzicht met alle betalingen

Bon printen

Na het afrekenen verschijnt een bevestigingsscherm met de knop 🖨️ Print bon. Dit vereist een thermische bonprinter die is geconfigureerd op de server. De bon wordt automatisch opgemaakt met bedrijfslogo, BTW-uitsplitsing en betaalwijze.

3 Groepen

Groepen zijn vooraf geregistreerde reserveringen — een gezelschap dat op een bepaalde datum en tijd komt. Ze worden automatisch zichtbaar in de kassa op de geplande dag.

Groep registreren

• 1Klik op + Groep in de linkerkolom
• 2Vul de gegevens in: naam, datum, tijd, aantal personen, e-mailadres, betaalmethode
• 3Klik Opslaan

Betaalmethode instellen

Op de dag zelf

Bij het openen van de kassa op de geplande dag verschijnt de groep automatisch in de linkerkolom — je hoeft niets handmatig te doen. De groep heeft dan een eigen rekening waaraan producten kunnen worden toegevoegd.

Groep afrekenen

Selecteer de groep in de linkerkolom → voeg consumptie toe → klik Afrekenen. Als de groep op bankoverschrijving staat wordt de factuur automatisch verstuurd bij het afsluiten.

Niet gekomen

Als een groep niet verschijnt: klik op het ✕ op het groepskaartje → kies ❌ Niet gekomen. Er wordt om bevestiging gevraagd. De groep verdwijnt uit de kassa maar blijft zichtbaar in de planning voor administratie.

Ongedaan maken via Admin → 📅 Planning → klik op de groep op de betreffende dag → ↩ Herstel.

4 Offertes

Een offerte maak je vanuit de kassa — je voegt producten toe zoals bij een normale rekening, past eventueel prijzen aan, en maakt dan een offerte. De offerte kan per e-mail worden verstuurd met een professionele PDF bijlage.

Offerte aanmaken

• 1Klik op + Offerte in de linkerkolom
• 2Vul de klantgegevens in: naam, e-mail, datum en tijd van de activiteit, aantal personen, referentie, omschrijving, geldigheidsduur
• 3Klik 📋 Aanmaken — de offerte verschijnt in de linkerkolom met een blauwe rand
• 4Voeg producten toe via de productkaarten in het midden
• 5Pas eventueel prijzen aan via de ✏️ bewerk knop
• 6Klik Afrekenen → 📋 Offerte aanmaken
• 7De offerte wordt opgeslagen en de rekening verdwijnt

Statusflow

Offerte bewerken

Via Admin → 📋 Offertes → klik op ✏️ Bewerken naast een offerte. Je kunt alle klantgegevens, de activiteitsdatum en alle regels aanpassen. Na opslaan wordt de status automatisch teruggezet naar Concept — verstuur de offerte daarna opnieuw.

Omzetten naar rekening

Als de klant akkoord is gegaan en de groep daadwerkelijk aanwezig is:

• 1Ga naar Admin → 📅 Planning
• 2Klik op de offerte op de betreffende dag
• 3Klik 💶 Omzetten naar rekening
• 4De offerte-items verschijnen als rekening in de kassa — afrekenen gaat via alle normale betaalmethoden

5 Planning

De planningspagina toont een weekkalender met alle geplande groepen en geaccepteerde offertes. Bereikbaar via Admin → 📅 Planning.

Weekkalender

De kalender toont 7 dagen per rij. Navigeer met de ◀ ▶ pijltjes of klik Vandaag om terug te gaan naar de huidige week.

Per kaartje zie je: tijdstip, naam, aantal personen, bedrag, notities en status.

Status bijwerken

Klik op een kaartje om het detailvenster te openen. Beschikbare acties afhankelijk van de huidige status:

• 📅 Inplannen — van geaccepteerd naar ingepland
• ✅ Aanwezig — groep/klant is aanwezig
• ❌ Niet gekomen — registreer als no-show
• 💶 Omzetten naar rekening — maak een rekening aan in de kassa
• 📄 PDF / 👁 Bekijken — open de offerte-PDF
• 📧 Verstuur — stuur de offerte opnieuw per e-mail
• ↩ Herstel — zet een "niet gekomen" terug naar geaccepteerd

iCal / agenda synchronisatie

De planning kan worden gesynchroniseerd met de Agenda-app op iPhone of iPad via een iCal abonnement.

• 1Klik op 📅 iCal abonnement rechtsboven in de planning
• 2Noteer de URL die verschijnt (bijv. http://192.168.1.134:5000/planning/ical)
• 3Op de iPad: Instellingen → Agenda → Accounts → Voeg account toe → Overige → Voeg geabonneerde agenda toe
• 4Plak de URL → Volgende → Bewaar
• 5Stel in op: Ververs elke 15 minuten

6 Bestelapp

De bestelapp is een aparte webpagina die op een smartphone of tablet geopend kan worden. Medewerkers kunnen hiermee bestellingen plaatsen die direct in de kassa verschijnen — zonder naar de kassa te lopen. Ook kunnen klanten via de bestelapp direct afrekenen via Mollie.

Instellen & QR-code

Elke medewerker heeft een unieke bestelapp-URL. Zo wordt de bestelling direct aan de juiste medewerker gekoppeld.

• 1Ga naar Configuratie → Medewerkers
• 2Klik op het ⌗ QR-code icoon naast een medewerker
• 3Scan de QR-code met de iPhone of iPad die de medewerker gebruikt
• 4De bestelapp opent in Safari
• 5Klik op Delen → Zet op beginscherm — de bestelapp is nu een snelkoppeling op het beginscherm

Bestelling plaatsen

De bestelapp toont dezelfde productcategorieën en producten als de kassa. Een medewerker selecteert:

1. De tafel waarvoor besteld wordt
2. De producten (klik om toe te voegen)
3. Klik op Bestelling plaatsen

De bestelling verschijnt direct in de kassa met een 🛎️ badge op de bestelknop. De producten worden automatisch aan de juiste tafelrekening toegevoegd.

Bestellingen verwerken in de kassa

In de kassa is rechtsboven de knop 🛎️ Bestellingen zichtbaar met het aantal nieuwe bestellingen. Klik erop om het bestellingenoverzicht te openen.

• ✅ Verwerkt — markeer de bestelling als klaargemaakt
• Bestellingen verdwijnen automatisch na verwerking
• Geannuleerde bestellingen worden rood gemarkeerd

Betalen via de bestelapp

De bestelapp biedt ook een afrekenfunctie — ideaal voor situaties waarbij de klant zelf wil betalen via zijn eigen telefoon, of een medewerker een betaling wil starten op zijn eigen apparaat.

Hoe het werkt

• 1Medewerker opent de bestelapp op zijn apparaat
• 2Navigeer naar het tabblad Afrekenen
• 3Selecteer de tafel en controleer het totaalbedrag
• 4Klik op 💳 Betalen via Mollie
• 5Een betaalverzoek wordt aangemaakt en verstuurd naar de gekoppelde Mollie terminal van de medewerker
• 6De terminal (bijv. Mollie Card Reader) geeft een signaal — de klant tikt zijn betaalmiddel
• 7Bij succesvolle betaling: de bon wordt automatisch afgesloten in de kassa

7 Admin & Rapportage

Het admin-gedeelte is bereikbaar via de ⚙️ Admin knop rechtsbovenin de kassa. Hier vind je omzetoverzichten, exports, facturen en groepenbeheer.

Omzetoverzicht

Via Admin → 📊 Kassa Omzet zie je een overzicht van alle afgesloten bons. Filteren kan op:

• Datum / periode — van/tot datum instellen
• Medewerker — bons per medewerker filteren
• Betaaltype — bijv. alleen PIN of alleen Op rekening
• Product — zoek op productomschrijving in de bon

Per bon kun je:

• De details bekijken (items, BTW, korting)
• De bon bewerken (items aanpassen, betaalmethode corrigeren)
• De bon verwijderen
• De bon opnieuw printen

Excel export (boekhouder)

Via de exportknop in het omzetoverzicht kun je een gedetailleerde Excel downloaden.

Facturen

Via Admin → 📄 Facturen zie je alle aangemaakte facturen. Facturen worden automatisch aangemaakt bij:

• Afrekenen met Bankoverschrijving
• Afrekenen van een groep met betaalmethode bank
• Maandelijkse automatische generatie voor klanten op rekening (cron)

Per factuur:

• Status: Open Verstuurd Betaald
• Handmatig versturen per e-mail met PDF bijlage (BCC naar eigen adres)
• PDF bekijken / downloaden
• Status bijwerken

8 Configuratie

De configuratiepagina is bereikbaar via ⚙️ Admin → 🔧 Configuratie. Er wordt om een PIN gevraagd.

Bedrijfsgegevens

Via Configuratie → 🏢 Bedrijfsgegevens stel je in:

• Bedrijfsnaam, adres, KVK, BTW-nummer
• IBAN bankrekeningnummer (wordt vermeld op facturen)
• E-mailadres (wordt gebruikt voor BCC op facturen en als afzenderadres)
• Logo-URL (wordt getoond op bons en facturen)

Medewerkers

Via Configuratie → Medewerkers beheer je alle medewerkers:

• Naam toevoegen / bewerken
• Actief / inactief zetten
• Mollie terminal koppelen (welke terminal wordt standaard gebruikt bij deze medewerker)
• ⌗ QR-code — toont de bestelapp-URL als QR-code om op te installeren op een apparaat

Producten en categorieën

Producten zijn ingedeeld in categorieën. De categorie bepaalt het BTW-tarief.

Tafels

Voeg tafels toe via Configuratie → 🪑 Tafels. Elke tafel heeft een naam (bijv. "Tafel 1" of "Terras 3"). De volgorde in de configuratie bepaalt de volgorde in de kassa.

Betaalmethoden

Naast de standaard methoden (PIN, Cash, Mollie, Carbon) kun je eigen methoden toevoegen via Configuratie → Betaalmethoden. Voorbeelden: Tikkie, Cadeaubon, Personeelskorting.

Mollie terminal koppelen

• 1Ga naar Configuratie → 💳 Mollie Terminal
• 2Voer de Mollie API-sleutel in (te vinden in het Mollie dashboard)
• 3Klik Verbinding testen
• 4Klik Terminals ophalen via API — beschikbare terminals verschijnen
• 5Koppel per medewerker de juiste terminal via de medewerkers-configuratie

Functies aan/uitzetten

Via Configuratie → ⚙️ Functies kun je modules aan- of uitzetten. Uitgeschakelde functies verdwijnen uit de interface.

9 Technisch

Backup van data

Alle data wordt opgeslagen als JSON-bestanden in de data/ map op de server. Een backup maken is eenvoudig:

Belangrijke bestanden:

Data migratie (receipts)

Voor betere prestaties kunnen afgesloten bons worden verplaatst van accounts.json naar een apart receipts.json bestand. Dit houdt accounts.json klein en de kassa snel.

Automatische maandelijkse facturen

Klanten die op rekening kopen krijgen aan het einde van de maand automatisch een factuur. Dit wordt geregeld via een cron-taak op de server.

Het script:

• Verzamelt alle bons van de vorige maand per klant
• Genereert een PDF factuur per klant
• Verstuurt de factuur per e-mail met PDF bijlage
• Stuurt een BCC naar het bedrijfs e-mailadres
• Logt het resultaat naar invoice_cron.log

Kassasysteem handleiding — gegenereerd automatisch
Alle rechten voorbehouden aan de exploitant van dit systeem.